Informace o zpracování osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů

 

Společnost Pro Západ Realitní s.r.o., IČ: 083 03 975, se sídlem Americká 859/14, Jižní Předměstí, 301 00 Plzeň (dále jen „společnost Pro Západ Realitní s.r.o.“ nebo také jako "Správce") informuje své klienty, kterým poskytuje v oblasti podnikatelské činnosti zejména v oblasti realitní služeb o zpracování osobních údajů klientů, a to v souladu s platnými právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/ 679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) a rovněž v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., O ochraně osobních údajů. Společnost Pro Západ Realitní s.r.o., při své činnosti neposkytuje ani neprodává osobní informace o svých klientech třetím osobám, vyjma případů uvedených níže. Společnost Pro Západ Realitní s.r.o. neshromažďuje ani nezpracovává citlivé údaje o registrovaných uživatelích, především osobní údaje o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženském a filozofickém přesvědčení, trestné činnosti, zdravotním stavu a sexuálním životě.

I.

Správce osobních údajů

Správce je jakákoli fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který v rámci jeho činnosti sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. V tomto případě je správcem společnost Pro Západ Realitní s.r.o., kterou je možné kdykoli kontaktovat na emailové adrese mkovarik@prozapadreality.cz, a to například v případech dotazů subjektů údajů ve spojení se zpracováním jejich osobních údajů u Správce, rovněž tak v případě uplatnění práv subjektů ve spojení se zpracováním osobních údajů, apod.

II.

Osobní údaje, jejich zpracování a pojmy

Osobní údaj je jakákoliv informace, která se týká konkrétní fyzické osoby (tj. subjekt údajů, jehož údaje se zpracovávají), ať už jde o identifikační a kontaktní údaje (např. jméno, příjmení, datum narození, adresa pobytu, rodné číslo, IČO/DIČ, telefonní číslo, e-mail, v podmínkách realitní kanceláře např. číslo klienta anebo jiné označení klienta), apod.

Do zvláštní kategorie osobních údajů náleží tzv. citlivé osobní údaje, přičemž se například jedná o údaje o zdravotním stavu, údaje vypovídající o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení, genetické či biometrické údaje. Tyto zvláštní osobní údaje nejsou pro činnost Správce potřebné a z toho důvodu je Správce nezpracovává.

Správce naopak v rámci jeho podnikatelské činnosti zpracovává běžné osobní údaje důležité pro naplnění účelu jím poskytované služby. Jedná se zejména o jméno, příjmení, titul, adresa, datum narození, rodné číslo, IČO/DIČ, telefonní číslo, bankovní spojení, e-mailová adresa, IP adresu, cookies, informace o objednaných či poskytnutých službách apod.

Správce zpracovává údaje, které mu jsou poskytnuty dobrovolně ze strany subjektu údajů. V rámci činnosti společnost Pro Západ Realitní s.r.o. se bude zejména jednat o poskytnutí údajů vyplněním některého z případných formulářů na webových stránkách a s tím souvisejících uživatelských účtů, poskytnutí údajů důležitých pro přípravu smluvních dokumentů, zejména osobních údajů potřebných pro naplnění smlouvy o budoucí kupní smlouvě, kupní smlouvy, nájemní smlouvy nebo dohody o převodu členských práv a povinností spojených s členstvím v bytovém družstvu, popř. jiné smlouvy či dokumenty související s prodejem, nákupem nebo nájmem nemovitostí, bytů nebo nebytových prostor nebo převodem práv a povinností spojených s členstvím v bytovém družstvu, a souvisejících dokumentů a v souvislosti s realizací smluv, rovněž také osobní údaje získané při osobním kontaktu, telefonicky, písemně, mailem nebo jinými komunikačními a elektronickými prostředky.

Zpracováním osobních údajů se rozumí jakékoli nakládání s osobními údaji, např. shromáždění, zaznamenání, zpřístupnění, uložení, uspořádání, vyhledání, pozměnění, použití, šíření atd.

Správce zpracovává osobní údaje vždy v rozsahu nezbytně nutném pro naplnění požadovaného účelu. V podnikatelské činnosti společnost Pro Západ Realitní s.r.o., tedy v realitních či finančních službách je zpravidla nutné zpracovat běžné osobní údaje.

V rámci provozování webových stránek společnost Pro Západ Realitní s.r.o. jako správce zpracovává také osobní údaj ve formě tzv. cookies. Cookies jsou textové soubory obsahující malé množství informací, které se při návštěvě webové stránky uloží do počítače, mobilu nebo jiného elektronického zařízení uživatele – subjektu údajů. Tyto soubory umožňují identifikaci zařízení a správné zobrazení webové stránky uživatelům či přizpůsobení jejich individuálním preferencím. Tyto soubory cookies umožňují webu zaznamenat informace o návštěvě uživatele, například preferovaný jazyk a další nastavení. Následující návštěva webových stránek tak je zpravidla snazší a produktivnější. Soubory cookies jsou důležité nejen pro snadnější následující návštěvy webových stránek, ale také pro vyhledávání, směrování reklam, sledování počtu návštěvníků apod. Ukládání nebo odstranění cookies je vždy možné nastavit či zakázat v nastavení webového prohlížeče.

III.

Účely zpracování a osobních údajů

Zpracování osobních údajů musí být v souladu se svým účelem – právní titul. Zpravidla takovým účelem bude plnění smlouvy, dále souhlas se zpracováním osobních údajů, oprávněný zájem, plnění zákonných povinností Správce. Osobní údaje Správce zpracovává po dobu trvání smluvního vztahu se subjektem údajů. Po skončení smluvního vztahu jsou následně některé údaje uchovávány pro účely plnění právních povinností nebo pro účely oprávněného zájmu.

Právní tituly při zpracování osobních údajů Správcem:

a) uzavření smlouvy a plnění smluvních povinností

V tomto případě bude právním titulem pro zpracovávání osobních údajů plnění smluvních povinností z uzavřené smlouvy, zejména smlouvy o zprostředkování realitních služeb. Smlouva může být uzavřena v písemné formě, ale i ve formě ústní, při telefonické komunikaci, vyplněním a odesláním objednávkového formuláře na webových stránkách a potvrzením takové objednávky. S tím také souvisejí i osobní údaje, které je Správce povinen zpracovat například z důvodu účetních či daňových. Správce v tomto případě zpracovává osobní údaje po dobu trvání smluvního vztahu.

b) oprávněné zájmy Správce nebo třetí osoby

V podnikatelské činnosti společnosti Pro Západ Realitní s.r.o. je oprávněným zájmem zejména:

- ochrana a prokázání práv a právních nároků společnosti Pro Západ Realitní s.r.o., zejména z uzavřených smluv, případně způsobené majetkové či nemajetkové újmy, při vymáhání nároků z uzavřené smlouvy či vedení sporu ohledně smlouvy. Pro tyto účely Správce zpracovává osobní údaje po dobu deseti let po ukončení smluvního vztahu, nebo posledního kontaktu se subjektem údajů, pokud k uzavření smlouvy nedošlo, a to v souladu se zákonnou délkou promlčecích lhůt stanovených v příslušných právních předpisech. Pro tyto účely správce zpracovává údaje ze smluv a rovněž ze vzájemné komunikace.

- zasílání nabídek a důležitých informací, zejména nabídka nemovitostí a realitních či finančních služeb směrovaných k subjektům údajů. Správce v tomto případě zpracovává osobní údaje pod dobu trvání příslušné smlouvy a dále po dobu dvou let po zániku smluvního závazku.

c) udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů

Udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů Správce využívá omezeně. Jedná se například o souhlas se zasíláním nabídek nemovitostí a finančních služeb. Na základě tímto způsobem uděleného souhlasu Správce zpracovává osobní údaje k zasílání nabídek a jeho služeb. Udělený souhlas je subjekt údajů oprávněn kdykoli odvolat a Správce je povinen takové odvolání souhlasu plně respektovat. To však neplatí pro případy, kdy je Správce oprávněn zpracovávat osobní údaje z jiného právního titulu.

d) plnění zákonných povinností Správce

V případech, kdy Správci ukládá zákon zpracování osobních údajů, například z účetních či daňových důvodů. Správce v tomto případě zpracovává osobní údaje po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu v souladu s právními předpisy vztahující se k příslušnému důvodu zpracování osobních důvodů.

IV.

Zpřístupnění osobních údajů třetím osobám

Správce je oprávněn v souladu s příslušnými právními předpisy zpřístupnit osobní údaje jeho při plnění jeho smluvních nebo zákonných povinností dalším třetím subjektům, a to jeho smluvním partnerům (příjemcům), kteří zpracovávají osobní údaje výhradně pro účely výkonu činnosti, ke které byl takový příjemce Správcem pověřen anebo za účelem plnění zákonných povinností Správce či smluvních povinností Správce apod., přičemž se jedná zejména o advokátní kancelář, poskytovatele webových služeb a datových úložišť, finanční poradce, poskytovatele informačních, komunikačních sytému a IT služeb, spolupracující osoby (makléři případně jiné realitní kanceláře), zaměstnanci apod. Tyto třetí subjekty se stávají okamžikem zpřístupnění osobních údajů rovněž zpracovateli, kteří jsou rovněž povinni a oprávněni zpracovávat osobní údaje v souladu s právními předpisy. Je-li Správce povinen podle právního předpisu zpřístupnit osobní údaj správním orgánům, zpřístupní jej v nezbytně nutném rozsahu.

V.

Způsob a zásady zpracování osobních údajů a práva v oblasti ochrany osobních údajů

Správce zpracovává osobní údaje subjektů údaje v listinné podobě nebo v elektronické podobě, prostřednictvím k tomu oprávněných osob. Osobní údaje zpracované v listinné podobě, zejména ve smlouvách Správce ukládá k tomu určených a uzamčených schránkách. Osobní údaje zpracované v elektronické podobě Správce ukládá zejména v elektronické technice zabezpečené heslem (notebook, mobilní telefon, apod.), dále na heslem zabezpečeném uložišti či jiném úložném mediu, emailové schránce chráněné heslem, heslem zabezpečených databází, apod. Správce prohlašuje, že v případě předání osobních údajů jinému zpracovateli pro naplnění účelu (například advokátní kanceláři z důvodu vytvoření smluvních dokumentů) bude prováděno plně s ohledem na soukromí subjektu údajů.

Právo na přístup k osobním údajům

Subjekt údajů je oprávněn získat od Správce informaci (potvrzení), zda jsou či nejsou jeho osobní údaje zpracovávány a pokud jsou zpracovávány, má subjekt údajů právo na informaci, zejména v jakém rozsahu jsou jeho osobní údaje zpracovávány, účel jejich zpracování, plánovaná doba uložení osobních údajů u Správce, informace o jeho právech ve spojení s ochranou osobních údajů, apod.

Právo na opravu nebo doplnění osobních údajů

Správce na základě žádosti subjektu údajů bez zbytečného odkladu opraví nepřesné osobní údaje, které se týkají subjektu údajů. Subjekt údajů má také právo na doplnění neúplných osobních údajů.

Právo na výmaz osobních údajů

Právo na výmaz představuje povinnost Správce zlikvidovat osobní údaje, které o subjektu údajů zpracovává, a to za podmínek stanovených v GDPR nebo zákoně.

Právo na omezení zpracování

V případech stanovených v GDPR má subjekt údajů právo požadovat, aby Správce omezil zpracování osobních údajů subjektu údajů.

Právo na přenositelnost údajů

Subjekt údajů je oprávněn požadovat po Správci předání jeho osobních údajů, které se ho týkají a jež Správce zpracovává, jinému správci, a to v souladu a za podmínek GDPR.

Právo vznést námitku

Je-li zpracování osobních údajů založeno na oprávněném zájmu Správce, případně prováděno ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, je subjekt údajů oprávněn kdykoli proti takovémuto zpracování vznést námitku, přičemž subjekt údajů má právo vznést námitku také proti zpracování za účelem přímého marketingu a Správce má v takovém případě povinnost dotčené osobní údaje dále nezpracovávat. V případě kdy oprávněný zájem Správce bude převažovat nad zájmy subjektu údajů nebo právy a svobodami není Správce oprávněn námitkám vyhovět.

Právo odvolat svůj souhlas

Subjekt údajů má právo kdykoliv odvolat svůj souhlas a Správce je povinen takovému odvolání souhlasu vyhovět odvolání. To však neplatí pro případy, kdy je Správce oprávněn zpracovávat osobní údaje z jiného právního titulu.

Právo podat stížnost

V případě podezření, že ze strany Správce dochází k porušení práv subjektu údajů ve spojení s ochranou osobních údajů, má subjekt údajů právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, kontrolní a dozorový úřad dle GDPR v ČR, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00, Praha 7, telefon: +420 234 665 111, web: www.uoou.cz, nebo prostřednictvím datové schránky ID: qkbaa2n.

VI.

Kontaktní údaje Správce

Správce je možné kontaktovat prostřednictvím emailové adresy, a to mkovarik@prozapadreality.cz, případně písemně na adrese provozovny Správce, tj. Americká 859/14, 301 00 Plzeň. Správce je oprávněn požadovat po subjektu údajů prokázání totožnosti, a to z důvodu zamezení přístupu neoprávněným osobám k osobním údajům. Za účelem zvyšování kvality služeb a uchovávání záznamů o plnění právních povinností Správce může být veškerá komunikace mezi subjektem údajů a Správcem monitorována.

 

 

V Plzni dne 1.7. 2019

 

 

                                                                                                   M. Kovářík jednatel Pro Západ Realitní s.r.o.