Zásady ochrany osobních údajů

SMĚRNICE Č. 01/2023

OCHRANA OZNAMOVATELŮ A VNIŘNÍ OZNAMOVACÍ SYSTÉM V SOUVISLOSTI S WHISTLEBLOWINGEM

 

Pro Západ Realitní s.r.o.

Ičo: 08303975

Sídlo : Americká 859/14, 301 00, Plzeň

(dále jen „RK“)

 

 Článek I. 

Úvodní ustanovení

 

1.1 RK touto směrnicí (dále jen „interní směrnice“) blíže upravuje pravidla týkající se

ochrany oznamovatelů a vnitřního oznamovacího systému v souladu se směrnicí Evropského

parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 z 23. 10. 2019, o ochraně osob, které oznamují porušení práva

Unie (dále jen „směrnice EU“) [a se zákonem č. č. 253/2008 Sb., (dále jen „zákon“)]. Účelem

této interní řídící normy  je předcházet některým protiprávním jednáním, zajistit ochranu

oznamovatelů těchto protiprávních jednání a některých dalších osob před odvetnými opatřeními

a zajistit efektivní fungování vnitřního oznamovacího systému.

 

1.2 RK považuje politiku předcházení protiprávnímu jednání za zcela zásadní, a je proto

nejen v jeho zájmu, ale i v zájmu všech jeho zaměstnanců a dalších osob zúčastněných na provozu

zaměstnavatele, aby jakékoliv podezření na protiprávní jednání nebo hrozící protiprávní jednání

bylo bezpečným způsobem oznámeno, náležitě prošetřeno a aby z něho byly případně dovozeny

adekvátní důsledky a přijata potřebná opatření.

 

1.3 RK na sebe bere závazek neustále standardy ochrany oznamovatelů a předcházení

protiprávnímu jednání zvyšovat a zefektivňovat vnitřní procesy a systémy. Z toho důvodu bude

pravidla nastavená v rámci této interní směrnice pravidelně přezkoumávat a hodnotit a v závislosti

na výsledcích jejich vyhodnocení se zavazuje interní směrnici v souladu se získanými poznatky

nadále aktualizovat, příslušně upravovat a přijímat další vhodná opatření.

 

1.4 RK se zavazuje v oblasti ochrany oznamovatelů a předcházení protiprávnímu jednání

vždy postupovat v souladu s účelem a smyslem směrnice EU a se zákonem.

 

 Článek II. 

Oznámení a oznamovatelé

 

2.1 Tato interní směrnice se použije na oznámení podle zákona, kromě oznámení od osoby, která pro

něj nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i), která

se tímto vylučují z příjímání oznámení podle této interní směrnice (dále jen „oznámení“).

 

2.2 Oznámení podané způsobem podle této interní směrnice je bez ohledu na to, zda se jedná o

oznámení podle zákona, či nikoliv, považováno za oznámení podle zákona, a to až do doby, než

vyjde najevo opak.

 

2.3 Oznámení učiněné anonymně se považuje za učiněné řádně až od okamžiku, kdy totožnost

oznamovatele vyjde najevo. Do té doby bude oznámení pouze evidováno.

 

2.4 Osoba, která podává nebo činí ve vztahu k zaměstnavateli oznámení, se považuje za

oznamovatele, kromě oznámení od osoby, která pro něj nevykonává práci nebo jinou obdobnou

činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) (dále jen „oznamovatel“).

 

2.5 Informace o tom, která oznámení podléhají regulaci zákona, uveřejní RK

vyčerpávajícím a srozumitelným způsobem na svých webových stránkách.

 

 Článek III.

Vnitřní oznamovací systém

 

3.1 RK je podle § 8 zákona tzv. povinným subjektem, a je proto povinen zřídit tzv. vnitřní

oznamovací systém.

 

 

3.2 Vnitřním oznamovacím systémem se rozumí RK zřízený interní informační kanál

určení k podání oznámení, a to způsoby, jež vyplývají ze zákona a které dále konkretizuje tato

interní směrnice (dále jen „vnitřní oznamovací systém“).

 

3.3 Oznamovatelé jsou oprávněni podat svá oznámení:

a) elektronicky na e-mailovou adresu [email protected] (dále jen „e-mailová adresa“);

b) písemně na adresu zaměstnavatele [ Pro Západ Realitní s.r.o., Třebízského 2292/10, 301 00, Plzeň]; 

c) nebo telefonicky na čísle +420 605 945 315 [od pondělí do pátku od 9:00 do 17:00].

 

3.4 Požádá-li o to oznamovatel, bude mu umožněno podat oznámení osobně.

 

Článek IV. 

Příslušná osoba

 

4.1 [Příslušnou osobou je tímto určena / příslušnými osobami jsou tímto určeni:]

 Miroslav Kovářík,  nar. 1.7. 1964, bytem Třebízského 2292/10, 301 00, Plzeň

Tel: +420 605 945 315, email : [email protected]

 (dále jen „příslušná osoba“, popř. „příslušné

osoby“).

 

4.2 Pokud tato interní směrnice používá pojem „příslušná osoba“, mají se tím na mysli rovněž všechny

příslušné osoby určené RK, pokud jich určil více než jednu.

 

4.3 Příslušná osoba zejména:

a) přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího

systému;

b) navrhuje RK opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti

na podané oznámení, ledaže by tímto postupem mohlo dojít k prozrazení totožnosti

oznamovatele či dalších osob, které nesmějí být dle § 4 odst. 1 zákona vystaveny odvetnému

opatření;

 

c) zachovává mlčenlivost o skutečnostech, o nichž se dozvěděla při výkonu své činnosti podle

zákona, a to i po ukončení výkonu této činnosti, pokud zákon nestanoví jinak;

 

d) postupuje při výkonu své činnosti podle zákona nestranně;

e) plní pokyny zaměstnavatele, ledaže ohrožují nebo maří výkon její činnosti podle zákona.

 

4.4 Příslušná osoba je povinna zajistit, aby bylo zachováno utajení údajů týkajících se totožnosti

oznamovatele a obsahu jeho oznámení, a to zejména jak vůči zaměstnavateli, tak vůči RK, jakož i vůči třetím osobám.

 

4.5 Příslušná osoba nesmí poskytnout informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání

oznámení.

 

4.6 Příslušná osoba je oprávněna sdílet údaje týkající se totožnosti RK a obsahu jeho

oznámení pouze s jinou příslušnou osobou, nestanoví-li zákon jinak, a to výlučně pro účely

vymezené v zákoně a v této interní směrnici.

 

4.7 RK je povinen na svých webových stránkách uveřejnit jméno a příjmení příslušné

osoby, její telefonní číslo a e-mailovou nebo jinou adresu pro doručování.

 

4.8 RK je povinen příslušnou osobu řádně poučit o právech a povinnostech, jež pro ni

vyplývají ze zákona. O tomto poučení bude sepsán záznam podepsaný zaměstnavatelem a

poučenou příslušnou osobou.

 

4.9 Příslušná osoba je povinna oznámit RK, že přestala splňovat podmínky bezúhonnosti

podle zákona, a to do deseti dnů ode dne, kdy k tomu došlo.

 

 Článek V. 

Evidence a uchovávání oznámení

 

5.1. RK je povinen příslušné osobě zajistit veškeré organizační, technické a jiné

předpoklady nezbytné pro vedení evidence údajů o přijatých oznámeních, která oznamovatelé

podali prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému (dále jen „evidence oznámení“). 

Evidence oznámení je vedena v elektronické podobě a za její vedení odpovídá příslušná osoba.  

 

5.2. Evidence oznámení se vede v rozsahu:

a) datum přijetí oznámení;

b) jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li

tyto údaje příslušné osobě známy;

c) shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li její

totožnost známa;

d) datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jeho výsledek.

 

5.3. Příslušná osoba je povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího

systému po dobu pěti let ode dne jeho přijetí (dále jen „uchovávaná oznámení“). Uchovávaná

oznámení lze archivovat jak v elektronické, tak v listinné i zvukové podobě.

 

5.4. Do evidence oznámení a k uchovávaným oznámením má přístup pouze příslušná osoba.

RK zajistí jejich zabezpečení tak, aby se zamezilo přístupu jiných než příslušných osob.

 

 Článek VI. 

Oznámení podaná do e-mailové schránky

 

6.1RK je povinen zajistit, aby měla přístup do schránky na e-mailové adrese pouze

příslušná osoba. Nikdo jiný není k přístupu do schránky na e-mailové adrese oprávněn a

RK musí zajistit, aby bylo přístupu jiných osob do schránky na e-mailové adrese

zabráněno.

 

6.2 Každá příslušná osoba obdrží od RK přístup do schránky na e-mailové adrese na

základě přihlašovacích údajů, konkrétně přihlašovacího jména a hesla (dále jen „přihlašovací

údaje“). Příslušná osoba je povinna přihlašovací údaje chránit a zajistit, že nedojde k jejich

vyzrazení třetí osobě.

Příslušná osoba je povinna v pravidelném intervalu tří měsíců z bezpečnostních důvodů své heslo měnit.

 

6.3 Příslušná osoba je povinna se do schránky na e-mailové adrese přihlásit alespoň jednou denně a

zkontrolovat její obsah. Je-li příslušných osob určeno více, náleží tato povinnost příslušné osobě

určené podle rozvrhu zaměstnavatele, který je zaměstnavatel oprávněn měnit dle potřeby.

RK je oprávněn tento interval výjimečně a na omezenou dobu změnit, a to zejména

z provozních důvodů; případná změna však nesmí ohrozit řádné vyřízení oznámení nebo

zachování zákonných lhůt.

 

6.4 Pokud příslušná osoba po přihlášení do schránky na e-mailové adrese zjistí nové oznámení, je

povinna jej zařadit do evidence oznámení a mezi uchovávaná oznámení.

 

Článek VII. 

Oznámení podaná písemně na adresu RK

 

7.1 Oznamovatelé, kteří hodlají podat své oznámení písemně na adresu RK, jsou

instruováni, aby svá oznámení zasílali k rukám příslušné osoby tak, aby bylo zachováno utajení

údajů týkajících se totožnosti oznamovatele a obsahu příslušného oznámení.

 

7.2 Příslušná osoba je povinna alespoň jednou denně ověřit, zda mezi nově doručenými písemnostmi

adresovanými RK k rukám této příslušné osoby není písemnost, jejíž obsah odpovídá

oznámení. RK je oprávněn tento interval výjimečně a na omezenou dobu změnit, a to

zejména z provozních důvodů; případná změna však nesmí ohrozit řádné vyřízení oznámení nebo

zachování zákonných lhůt.

 

7.3 Pokud spolupracovník nebo zaměstnanec RK z obsahu písemnosti adresované RKzjistí,

že se jedná o oznámení, je povinen jej bez zbytečného odkladu předat příslušné osobě. Přitom je

povinen zachovat utajení údajů týkajících se totožnosti oznamovatele a obsahu jeho oznámení, a

to zejména jak vůči RK, tak vůči jeho ostatním spolupracovníkům, jakož i vůči třetím osobám.

 

7.4 Zjistí-li příslušná osoba nové písemné oznámení, je povinna jej zařadit do evidence oznámení a

mezi uchovávaná oznámení.

 

 Článek VIII. 

Oznámení podaná telefonicky

 

8.1 Příslušná osoba je povinna být k dispozici pro přijetí oznámení prostřednictvím telefonu vždy [od

pondělí do pátku od 9:00 do 17:00]. Je-li příslušných osob určeno více, náleží tato povinnost

příslušné osobě určené podle rozvrhu RK, který je RKl oprávněn měnit dle

potřeby.

 

8.2 Oznámení podané telefonicky se považuje za oznámení podané ústně. Příslušná osoba, na kterou

se oznamovatel se svým oznámením obrátil, je povinna oznamovatele bezprostředně po zahájení

telefonního hovoru upozornit, že tento bude nahráván, jestliže s tím oznamovatel vysloví souhlas.

Pokud oznamovatel s nahráváním telefonního hovoru vysloví souhlas, bude telefonní hovor

nahráván. Pokud oznamovatel s nahráváním telefonního hovoru nevysloví souhlas nebo vysloví

nesouhlas, nebude telefonní hovor nahráván a o Oznámení bude namísto něho sepsán písemný

záznam, který věrně zachycuje podstatu oznámení. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se

k záznamu vyjádřil, a jeho vyjádření se k záznamu přiloží.

 

8.3 Není-li technicky možné pořídit zvukovou nahrávku, pořídí příslušná osoba o oznámení záznam

obdobným způsobem.

 

8.4 Na úvod telefonního hovoru příslušná osoba poučí oznamovatele alespoň obecně o jeho právech

a povinnostech vyplývajících ze zákona a o principech, na kterých staví ochrana oznamovatelů,

včetně povinnosti příslušné osoby zachovávat mlčenlivost a utajení údajů týkajících se totožnosti

oznamovatele a obsahu jeho oznámení.

 

8.5 Na závěr telefonního hovoru požádá příslušná osoba oznamovatele o poskytnutí adresy bydliště

či e-mailové adresy, na níž má být vyrozuměn o dalších krocích a o vyřízení jeho oznámení.

Příslušná osoba poučí oznamovatele o možnosti poskytnutí této informace odmítnout.

 

8.6 Poté, co je proces podání telefonického oznámení dokončen, je příslušná osoba povinna zařadit

toto oznámení do evidence oznámení a mezi uchovávaná oznámení.

 

8.7 Namísto zvukové nahrávky lze o oznámení podaném telefonicky pořídit přepis. Příslušná osoba

umožní oznamovateli, aby se k přepisu vyjádřil; vyjádření oznamovatele se k přepisu přiloží. 

 

Článek IX. 

Oznámení podaná osobně

 

9.1 Oznamovatel je oprávněn požádat příslušnou osobu kterýmkoliv způsobem předpokládaným

touto interní směrnicí, aby jeho oznámení přijala osobně. Příslušná osoba je povinna přijmout

takové oznámení v přiměřené lhůtě, nejpozději však do třiceti dnů.

 

9.2 Pro účely podání osobního oznámení je RK povinen poskytnout příslušné osobě

k dispozici následující bezpečné a diskrétní prostory zajišťující zachování utajení údajů týkajících

se totožnosti oznamovatele a obsahu jeho oznámení:

 provozovna Pro Západ Realitní s.r.o., na adrese Třebízského 2292/10, 301 00, Plzeň (dále jen „místo pro osobní oznámení“).

 

9.3 Příslušná osoba je povinna od oznamovatele na jeho výslovnou žádost přijmout oznámení osobně

i na jiném místě, než je místo pro osobní oznámení, ovšem pouze lze-li po ní vzhledem k povaze,

umístění a zabezpečení tohoto jiného místa spravedlivě požadovat, aby na tomto místě osobní

oznámení oznamovatele přijala.

 

9.4 Osobní oznámení je oznamovatel oprávněn podat buď písemně, nebo ústně.

 

9.5 Příslušná osoba, která přijímá osobní oznámení od oznamovatele písemně, postupuje obdobně

jako v případě oznámení podaných písemně na adresu RK.

 

9.6 Příslušná osoba, která přijímá od oznamovatele osobní oznámení ústně, postupuje obdobně jako

v případě oznámení podaných telefonicky.

 

9.7 Na úvod příslušná osoba poučí oznamovatele alespoň obecně o jeho právech a povinnostech

vyplývajících ze zákona a o principech, na kterých staví ochrana oznamovatelů, včetně povinnosti

příslušné osoby zachovávat mlčenlivost a utajení údajů týkajících se totožnosti oznamovatele a

obsahu jeho oznámení.

 

9.8 Příslušná osoba vystaví oznamovateli písemné potvrzení o přijetí oznámení, oproti jeho podpisu

potvrzujícímu přijetí na kopii tohoto potvrzení.

 

9.9 Příslušná osoba je povinna si počínat v průběhu celého procesu podání osobního oznámení, jakož

i před ním a po něm tak, aby za žádných okolností nedošlo k ohrožení utajení údajů týkajících se

totožnosti oznamovatele a obsahu jeho oznámení, a to zejména vzhledem k tomu, že je povinna

 se s oznamovatelem osobně sejít na určeném místě, přijmout stanoveným způsobem jeho

oznámení a následně místo setkání opustit.

 

 Článek X. 

Postup při vyřizování oznámení

 

10.1 Jakmile příslušná osoba přijme od oznamovatele oznámení kterýmkoliv způsobem

předpokládaným v této interní směrnici, je povinna o tom bez zbytečného odkladu, nejpozději

však do sedmi dnů ode dne přijetí oznámení, vyrozumět oznamovatele, ledaže:

 

a) oznamovatel příslušnou osobu výslovně požádal, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala; 

b) nebo je zřejmé, že by vyrozuměním o přijetí oznámení došlo k prozrazení totožnosti

oznamovatele.

 

10.2 Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o

výsledcích posouzení do třiceti dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně

složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o třicet dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a

důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před

jejím uplynutím, ledaže:

a) oznamovatel příslušnou osobu výslovně požádal, aby ho o prodloužení výše uvedené lhůty a

o důvodech pro její prodloužení nevyrozumívala; 

b) nebo je zřejmé, že by vyrozuměním o prodloužení výše uvedené lhůty a o důvodech pro její

prodloužení došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.

 

10.3 Zjistí-li příslušná osoba při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle zákona,

bez zbytečného odkladu o tom oznamovatele vyrozumí.

 

10.4 Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, navrhne příslušná osoba RK opatření k

předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Pokud RK v návaznosti na tento návrh

přijme jakékoliv opatření, příslušná osoba o něm bez zbytečného odkladu vyrozumí

oznamovatele, ledaže:

a) oznamovatel příslušnou osobu výslovně požádal, aby ho o přijetí opatření nevyrozumívala; 

b) nebo je zřejmé, že by vyrozuměním o přijetí opatření došlo k prozrazení totožnosti

oznamovatele.

 

10.5 Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba oznamovatele bez zbytečného

odkladu vyrozumí, že na základě skutečností uvedených v oznámení a všech okolností, které jsou

jí známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že se oznámení

zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu

veřejné moci.

 

10.6 Jakékoliv vyrozumění oznamovatele podle této části učiní příslušná osoba písemně na adresu

bydliště či na e-mailovou adresu, kterou jí oznamovatel sdělil, případně kterou má příslušná osoba

k dispozici.

 

 Článek XI. 

Postup při vyhodnocování Oznámení

 

11.1 Příslušná osoba je povinna za účelem vyhodnocení oznámení provést šetření v rozsahu

nezbytném pro spolehlivé rozhodnutí, jak bude s oznámením v rámci vyhodnocení dále naloženo.

 

11.2 Příslušná osoba je oprávněna v rámci šetření vyžadovat od RK a jeho spolupracovníků

jakékoliv údaje a informace, jakož i listinné, elektronické a jiné podklady, pořizovat si z nich kopie

a využívat jakékoliv další postupy a prostředky, jež nejsou v rozporu s právními předpisy a které

jsou přiměřené povaze šetření. RK a jeho spolupracovníci jsou povinni poskytnout

příslušné osobě v daném ohledu veškerou součinnost.

 

11.3 Příslušná osoba je povinna si při svém šetření počínat tak, aby za žádných okolností nedošlo

k ohrožení utajení údajů týkajících se totožnosti oznamovatele a obsahu jeho oznámení, zejména

s ohledem na to, že během šetření může vzniknout s přihlédnutím k údajům a k nositeli těchto

údajů, kterého příslušná osoba v rámci šetření prověřuje, u některých osob podezření, že právě

nositel těchto údajů může být potenciálním oznamovatelem. Příslušné osobě se proto  

 doporučuje, aby okruh šetření rozšířila kromě prověřované osoby fiktivně i na další namátkově

vybrané osoby, aby bylo případné podezření na potenciálního oznamovatele rozptýleno.

 

11.4 RK a jeho spolupracovníci jsou povinni se zdržet jakéhokoliv vlastního zjišťování informací

ohledně toho, kdo je ze strany příslušné osoby prověřován a kdo může být potenciálním

oznamovatelem.

 

11.5 RK a jeho spolupracovníci jsou povinni zachovávat mlčenlivost ohledně své součinnosti s příslušnou osobou.

 

Článek XII. 

Postup u návrhu na přijetí opatření

 

12.1 Pokud je oznámení vyhodnoceno jako důvodné, je příslušná osoba povinna nejpozději ve lhůtě

třiceti dnů ode dne ukončení posouzení důvodnosti oznámení předložit RK písemný

návrh opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu (dále jen „návrh“).

 

12.2 Návrh musí obsahovat vlastní návrh konkrétních opatření, řádné odůvodnění tohoto návrhu a

musí být opatřen vlastnoručním podpisem příslušné osoby, případně jejím uznávaným

elektronickým podpisem.

 

12.3 RK není tímto návrhem žádným způsobem vázán a je pouze na jeho uvážení, zda mu

v plném rozsahu či zčásti vyhoví, nebo zda jej zcela či zčásti zamítne. Nepřijme-li RK

opatření navržené příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné

vhodné opatření. O těchto skutečnostech však musí příslušnou osobu, jež mu návrh předložila, 

vyrozumět nejpozději do třiceti dnů ode dne, kdy byl návrh z její strany předložen.

 

Článek XIII. 

Vzdělávání a informace ve věci ochrany oznamovatelů

 

13.1 RK se zavazuje zajistit pravidelné vzdělávání příslušné osoby zejména v oblasti

problematiky ochrany oznamovatelů a ve věci jejích práv a povinností podle zákona.

 

13.2 RK se zavazuje zajistit pravidelné vzdělávání svých spolupracovníků zejména v oblasti

problematiky ochrany oznamovatelů, ve věci jejich práva podat oznámení podle zákona a ohledně

jejich povinnosti poskytovat příslušné osobě součinnost.

 

13.3 RK se zavazuje vyčerpávajícím a srozumitelným způsobem – a to zejména na svých

webových stránkách – informovat veškeré potenciální oznamovatele o jejich právu podat

oznámení, o jednotlivých způsobech podávání oznámení podle této interní směrnice, jakož i o

veškerých jejich právech a povinnostech podle zákona.

 

Tato interní směrnice nabývá účinnosti dne 1.8. 2023

 

Pro Západ Realitní s.r.o.

Cookies